Treinamento focou aspectos práticos e esclarecimento de dúvidas dos participantes. Sistema para testes já está habilitado para utilização pelos cartórios.
Rio de Janeiro (RJ) – Copacabana foi o palco da 1ª edição do Workshop sobre o Apostilamento da Haia promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg-BR) e a Associação dos Notários e Registradores do Estado do Rio de Janeiro (Anoreg-RJ), em parceria com o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que tem como objetivo capacitar notários e registradores a realizarem a legalização de documentos que serão utilizados no exterior.
O evento, realizado no Mar Place Copacabana, reuniu mais de 100 pessoas e contou com a participação do secretário geral do CNJ, o juiz federal Fabrício Bittencourt da Cruz, e a diretora de divisão de gestão do conhecimento do Tribunal Regional da 4ª Região e gerente do sistema SEI Apostila, Patrícia Valentina Ribeiro Santana Garcia, que durante cerca de três horas discorreram sobre a Resolução nº 228/2016, a utilização do sistema e esclareceram dúvidas dos participantes.
“Na faculdade de Direito falamos muito sobre o espírito de uma norma e a intenção de quem a criou”, iniciou a exposição o secretário geral do CNJ. “Por ter participado deste processo desde o começo, posso lhes afirmar que a intenção foi a de instituir um novo ato para a prática de notários e registradores, que não é similar ou equivalente a nenhum outro, mas sim uma nova atribuição, o apostilamento de documentos”, explicou.
Para o juiz federal, a possibilidade de que notários e registradores possam realizar a legalização de documentos tornará o processo mais ágil e fácil para o cidadão, além de conferir credibilidade ao serviço. “Notários e registradores possuem expertise no trato com documentos, estão localizados em todos os municípios do País, de maneira que o acesso do cidadão à prática dos atos se tornará facilitada, sem maiores custos de deslocamento, gastos desnecessários e ainda com ampla segurança”, disse.
Embora a Convenção da Haia tenha sido instituída em 1961, somente em fevereiro deste ano o Brasil depositou o instrumento de adesão à Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros. “Estamos muito atrasados e por esta razão buscamos a solução em um sistema próprio, já testado pelos poderes Executivo e Judiciário, e cuja propriedade intelectual e códigos fonte são do Poder Judiciário brasileiro, que é o SEI, agora em sua versão SEI Apostila”, disse.
No decorrer de sua apresentação, onde abordou as funções do CNJ, o processo de formulação da Resolução nº 228/2016, a metodologia e as funções órgão, Fabrício Bittencourt esclareceu diversos pontos práticos sobre a normatização, entre eles o valor estipulado e a obrigatoriedade do uso do papel da Casa da Moeda.
“Não tínhamos como, via resolução, criar uma nova taxa, então levantamos os valores estaduais de diversos atos hoje praticados por notários e registradores e chegamos a um valor que mais se assemelha nacionalmente que é o da procuração sem valor declarado”, explicou. “Lógico que será preciso consultar os órgãos regulamentadores locais para saber a questão de taxas, lançamentos e tributos, uma vez que não tínhamos como entrar especificamente dentro de cada normatização estadual.
Sobre a obrigatoriedade do papel da Casa da Moeda, o secretário apontou que “a ideia foi a de criar credibilidade internacional para a emissão da Apostila de Haia”, disse. “Tenho consciência dos riscos inerentes com relação à distribuição a todos os pontos, mas esta foi uma escolha inicial para que o processo tenha credibilidade, o que não impede que no futuro isto seja revisto, desde que, uma sugestão, um outro papel seja desenvolvido nacionalmente”, apontou.
Fabrício ainda especificou que o apostilamente pode ser realizado em relação a documentos eletrônicos, a cobrança deve ser realizada por apostila emitida e que os cartórios de municípios que desejem realizar o apostilamento devem enviar ofício à Corregedoria Nacional da Justiça que analisará a caso a caso a autorização. Também está disponibilizado no CNJ a possibilidade do envio de consultas sobre a Resolução.
Por fim, o magistrado apontou que notários e registradores devem exercer para a apostila, os mesmos cuidados que são aplicados à análise de documentos falsos para outros atos praticados em cartórios. “Foi delegado um novo ato a vocês, mas a responsabilidade permanece a mesma e, na dúvida, um documento deve ser rejeitado, até por que ele será utilizado no exterior e poderá trazer amplas consequências”, disse. Também se colocou favorável à exigência do reconhecimento da firma de quem emitiu o documento que será apostilado pelo cartório.
Funcionamento prático
Coube à diretora de divisão de gestão do conhecimento do Tribunal Regional da 4ª Região, Patrícia Valentina Ribeiro Santana Garcia, falar sobre o sistema SEI Apostila, ferramenta na qual o selo da apostila será emitido. O primeiro passo é realizar a digitalização do documento, e em seguida seu upload ao sistema. “O cartório não precisa se preocupar em armazenar o documento, pois ele ficará dentro do sistema SEI e poderá ser consultado posteriormente, tanto pelo cartório, como pelo CNJ”, disse.
Patrícia enfatizou que um cartório só terá acesso aos atos praticados por sua unidade e que o login/senha será apenas para o titular da unidade. No caso de incorreção na emissão da apostila será necessária uma justificação ao sistema, que depois será analisada pelo CNJ. “Neste caso, após a assinatura da apostila não é mais permitido alterar um processo. O cartório deve justificar o motivo do erro e realizar um novo procedimento de emissão de apostila”, explicou a diretora. O papel utilizado será meio A4 e o cartório deve dispor de certificado digital, computador e impressora para a prática do ato.
Patrícia explicou ainda que os campos a serem preenchidos são apenas os destacados em amarelo quando a tela de preenchimento da apostila for acessada e que parte da apostila é fixa e o cartório não terá acesso para alterar. “São informações básicas, em três idiomas, que tratam do acesso à consulta de documentos e que não estão facultadas à alteração dentro do sistema SEI”, disse. O sistema ainda abrange todos os tipos de atos que podem ser praticados, que devem ser escolhidos pelo cartório no momento da escolha. Clique aqui e assista ao vídeo do treinamento.
Os cartórios também já podem realizar testes de emissão da Apostila de Haia no endereço seiapostila.trf4.jus.br (usuário: cartório / senha: cartório). “Este link estará aberto mesmo depois do início do procedimento em 15 de agosto, portanto é sempre bom testar uma ou duas vezes antes de iniciar a emissão dos documentos na prática”, disse Patrícia.
O papel da apostila será comercializado pela Casa da Moeda. Para que se processe a primeira aquisição desse papel, é fundamental que todos os cartórios da capital enviem o e-mail específico do titular bem como o CPF para a Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg-BR), através dos e-mails [email protected] e [email protected], que encaminharão os dados à Casa da Moeda.
Avaliação
Responsável por conduzir o evento, o presidente da Anoreg-RJ e 17º Tabelião de Notas do Rio de Janeiro, Carlos Alberto Firmo Oliveira, destacou a importância da categoria estar unidade na prestação deste novo serviço. “É uma nova atribuição, para a qual devemos estar capacitados, preparados, mas principalmente unidos, pois só assim conseguiremos realizar um trabalho de excelência como a sociedade espera de nós”, afirmou. Firmo ainda sugeriu que o custo do papel seja adicionado ao valor do ato e que o sistema incorpore dados de contato e localização do usuário que realizou o serviço.
A registradora civil Priscilla Milhomem, do 4º Ofício de Registro Civil da cidade do Rio de Janeiro, destacou a importância da nova atribuição conferida à atividade. “Trata-se de um voto de confiança na qualidade dos serviços oferecidos pelos cartórios que podem ser pontos de atendimento da emissão de inúmeros outros documentos públicos, facilitando a vida do cidadão e avançando ainda mais no processo de desburocratização e desjudicialização dos atos”, afirmou.
Recém-eleito para a presidência da Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado do Rio de Janeiro (Arpen-RJ), o registrador civil do 1º Distrito de Araruama, Eduardo Ramos Correa Luiz destacou o elevado nível do treinamento oferecido pelas entidades organizadoras. “Saio deste treinamento sem qualquer tipo de dúvida sobre a prática e bastante impressionado com a qualidade das exposições que tivemos, o que permitirá que façamos um trabalho digno da importância desta nova atribuição”, disse.
Registradora Civil em Niterói, Ana Paula Canoza Caldeira, elogiou o treinamento e a designação desta nova atribuição aos cartórios. “Foi um treinamento objetivo e completo, focando nas dúvidas principais e na prática do ato, que agora será praticado pelos cartórios de todo o País e contribuirá para que o cidadão tenha o acesso facilitado a este serviço”, afirmou.
